Algemene voorwaarden

Dit zijn de afspraken tussen jou en Xion Software als je Xion gebruikt. We hebben ze zo duidelijk mogelijk opgeschreven. Staat hier iets wat niet mag volgens de wet die jou als consument beschermt, dan geldt die wet: die gaat altijd voor.

1. Wie wij zijn

Xion is een platform voor projecten, teams en gezinnen. Het wordt gemaakt en aangeboden door Xion Software, een eenmanszaak in Nederland.

Naam	Xion Software
Vestigingsadres	Ranonkellaan 249, 8245 HE Lelystad, Nederland
KvK-nummer	42049375
Btw-nummer	NL005455657B75
E-mail	info@xion-projecten.nl (we reageren binnen twee werkdagen)
Website	xion-projecten.nl

2. Waar deze voorwaarden voor gelden

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Xion: Xion Work, Xion Family, de Kluis, het medisch dossier, de AI-assistent, Xion Contracten, Xion Mailing, de browserextensie en de koppelingen. Voor Xion Mailing gelden daarnaast de gebruiksregels op mailing.xionsoftware.nl/legal.

Hoe we met je persoonsgegevens omgaan, staat in de privacy- en cookieverklaring. Die hoort bij deze voorwaarden. De voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels; als ze verschillen, geldt de Nederlandse tekst.

3. Je account

Voor een eigen account ben je 16 jaar of ouder. Ben je jonger, dan gebruik je Xion via een gezinsaccount dat je ouder of verzorger aanmaakt (artikel 14).
Je vult echte gegevens in en houdt je e-mailadres actueel. Daar sturen we mails over je account, je beveiliging en je betalingen heen.
Je wachtwoord en je Xion Key zijn geheim. Gebruik een sterk wachtwoord en zet tweestapsverificatie aan. Denk je dat iemand anders in je account kan, mail dan meteen naar info@xion-projecten.nl.
Een account dat je werkgever of beheerder voor je aanmaakt (een beheerd account) activeer je zelf, en dan ga je zelf akkoord met deze voorwaarden. Je beheerder regelt je toegang tot die werkruimte, maar kan je wachtwoord niet zien of instellen.
Je account is persoonlijk. Je deelt het niet met anderen; nodig ze liever uit, dat kost niets extra.

4. Werkruimtes en rollen

In Xion werk je in werkruimtes: een zakelijke omgeving of een gezin. Elke werkruimte heeft een eigenaar. De eigenaar en de beheerders bepalen wie erbij mag en wat iemand mag doen, en zij zijn verantwoordelijk voor die keuzes. Een plan hoort bij een werkruimte, niet bij een persoon: wie het plan betaalt, bepaalt wat iedereen in die werkruimte kan. De eigenaar kan het betalen overdragen aan een ander lid, als die daarmee akkoord gaat.

Beheerdersacties (iemand schorsen, een rol wijzigen, toegang regelen) komen in het activiteitenlog van de werkruimte, zodat iedereen met die rechten kan zien wat er gebeurde.

5. Wat wel en niet mag

Je gebruikt Xion voor je werk, je studie of je gezin. Het mag niet:

voor iets wat in strijd is met de wet, zoals oplichting, bedreiging, discriminatie, het delen van beelden van seksueel misbruik van kinderen, of inbreuk op andermans auteursrecht;
om spam te versturen of mensen te mailen die daar geen toestemming voor gaven;
om Xion of andere gebruikers te schaden: geen malware, geen pogingen om zonder toestemming binnen te komen, geen overbelasting, niet om beveiliging heen werken;
om Xion automatisch leeg te trekken (scrapen) of na te bouwen;
om je voor te doen als iemand anders, of om Xion door te verkopen zonder afspraak met ons.

Beveiligingsonderzoekers die een zwakke plek vinden, horen we graag via info@xion-projecten.nl. Test dan zonder gegevens van anderen in te zien of te veranderen.

6. Jouw inhoud

Wat je in Xion zet (taken, documenten, bestanden, berichten, recepten) blijft van jou of van je werkruimte. Je geeft ons alleen het recht om het op te slaan, te tonen aan wie jij toegang geeft en te verwerken voor zover dat nodig is om Xion te laten werken. We kijken niet in je inhoud, behalve als dat nodig is om een storing op te lossen die jij meldt, bij een melding van illegale inhoud (artikel 7), of als de wet ons dat verplicht. De Kluis en het medisch dossier zijn end-to-end versleuteld: die kunnen we niet lezen, ook niet als we zouden willen.

Deel je iets via een link, dan kan iedereen met die link erbij. Jij bepaalt of je dat doet, en je kunt een link altijd weer intrekken.

7. Illegale inhoud melden

Zie je in Xion iets wat volgens jou illegaal is, bijvoorbeeld via een gedeelde link of een uitnodiging? Meld het aan info@xion-projecten.nl met waar het staat (de link), waarom het volgens jou illegaal is, en je naam en e-mailadres. Een verdachte uitnodiging meld je met de knop onderaan die uitnodiging. We bevestigen je melding en laten weten wat we ermee doen.

Halen we iets weg of schorsen we een account, dan leggen we aan de eigenaar uit waarom en hoe hij daartegen bezwaar kan maken, tenzij de wet of een onderzoek dat verbiedt. Dit is ook ons contactpunt voor toezichthouders en andere autoriteiten (Digital Services Act, artikelen 11, 12, 16 en 17). Je kunt ons in het Nederlands en het Engels schrijven.

8. Plannen en prijzen

Xion heeft gratis plannen (Starter voor werk, Free voor gezinnen) en betaalde plannen (Pro en Agency voor werk, Gezin en Familie Plus voor gezinnen, en los Mailing Pro). Wat elk plan kan en kost, staat op xion-projecten.nl/betalingen en op de upgradepagina. Alle prijzen zijn inclusief 21% btw. Voor zakelijke klanten staat het bedrag zonder btw op de factuur.

Een cadeau- of founderabonnement krijg je van ons; wat daarvoor geldt, hebben we je bij het geven laten weten.

9. Afsluiten, betalen en verlengen

Je sluit een betaald plan af op de upgradepagina. Voor je betaalt, zie je het plan, de prijs inclusief btw en hoe het verlengt, en vink je deze voorwaarden aan. Je betaalt via Mollie (iDEAL, creditcard en meer). De eerste betaling gaat meteen; daarna schrijft Mollie automatisch af, met de betaalmethode van je eerste betaling. De factuur staat in de Hub onder Account.

Maandabonnement. Verlengt elke maand. Opzeggen kan altijd; het loopt dan tot het einde van de maand die je al betaalde.
Jaarabonnement. Het eerste jaar is het jaar dat je koos. Daarna verlengt het automatisch met een jaar. Ben je consument, dan kun je na die verlenging altijd opzeggen met een opzegtermijn van hooguit een maand, en krijg je het deel dat je voor de rest van het jaar vooruit betaalde terug, naar rato in dagen. Neem je zakelijk af, dan loopt een jaar tot het einde van dat jaar: opzeggen kan altijd, en gaat in aan het einde van het lopende jaar, zonder terugbetaling.
Consument of zakelijk? Vul je bij het afrekenen een bedrijfsnaam, KvK-nummer of btw-nummer in, dan neem je zakelijk af. Anders ben je consument.
Lukt een betaling niet, dan probeert Mollie het een paar keer opnieuw en krijg je een mail. Je houdt je plan nog vijf dagen na de einddatum. Lukt het dan nog niet, dan gaat de werkruimte naar het gratis plan (artikel 12). Er gaat niets verloren.

10. Bedenktijd van 14 dagen

Sluit je online een betaald plan af, dan kun je dat binnen 14 dagen herroepen, zonder reden. De 14 dagen gaan in op de dag dat je afsloot. Dat geldt voor iedereen die bij ons afrekent, ook als je zakelijk afneemt.

Zo herroep je:

Met de knop "Hier de overeenkomst herroepen" op xion-projecten.nl/herroepen of op je plankaart in de Hub. Je vult je naam, de overeenkomst en je e-mailadres in en klikt op "Herroeping bevestigen". Je krijgt meteen een bevestiging per mail, met de datum en de tijd.
Of met een mail aan info@xion-projecten.nl, met of zonder het modelformulier hieronder.

Wat je terugkrijgt. Bij het afsluiten vraag je ons uitdrukkelijk om meteen te beginnen. Herroep je daarna, dan betaal je alleen de dagen die je Xion al gebruikte en krijg je de rest terug. Herroep je op de dag zelf, dan krijg je alles terug. We betalen binnen 14 dagen na je herroeping terug, met dezelfde betaalmethode als waarmee je betaalde, en je krijgt er een creditfactuur bij. Je gegevens blijven staan; alleen de betaalde functies gaan uit.

Modelformulier voor herroeping
(dit formulier alleen invullen en terugzenden als u de overeenkomst wilt herroepen)

Aan: Xion Software, Ranonkellaan 249, 8245 HE Lelystad, info@xion-projecten.nl

Ik/Wij* deel/delen* u hierbij mede dat ik/wij* onze overeenkomst betreffende de levering van de volgende dienst herroep/herroepen*:

Besteld op:

Naam/Namen consument(en):

Adres consument(en):

Handtekening van consument(en) (alleen wanneer dit formulier op papier wordt ingediend):

Datum:

* Doorhalen wat niet van toepassing is.

11. Opzeggen en je account verwijderen

Een plan opzeggen doe je in de Hub onder Account, Mijn plannen. Je krijgt een bevestiging per mail. Tot de einddatum houd je alles; bedenk je je, dan zet je het in de Hub weer aan.
Je gegevens downloaden kan altijd, in de Hub onder Account: één ZIP met leesbare bestanden.
Je account verwijderen doe je in de Hub, met een code per mail als bevestiging. Je gegevens worden dan verwijderd zoals de privacyverklaring beschrijft. Facturen en herroepingen bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat eist.
Ben je de enige eigenaar van een werkruimte met andere leden, draag die dan eerst over of verwijder hem, anders staan de andere leden ineens zonder eigenaar.

12. Minder betalen of stoppen

Gaat een werkruimte naar een lager of gratis plan, dan verwijderen we niets. Lezen, downloaden en iemand de toegang afnemen blijven altijd mogelijk. Wat niet meer kan, is nieuwe dingen toevoegen boven de grenzen van het nieuwe plan, zoals meer opslag of meer AI-berichten. Een functie die bij het plan hoort, zie je dan nog wel staan, met uitleg wat je nodig hebt om hem te gebruiken.

13. Prijswijzigingen

Een nieuwe prijs laten we je minstens 30 dagen vooraf per mail weten. Hij geldt vanaf je eerstvolgende betaalperiode na die 30 dagen; een jaarabonnement betaalt de nieuwe prijs pas bij de volgende verlenging. Ben je het er niet mee eens, dan kun je kosteloos opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

14. Xion Family en kinderen

Een gezin heeft een gezinshoofd. Die nodigt de anderen uit en is verantwoordelijk voor de accounts van de kinderen in het gezin.
Een kind jonger dan 16 krijgt een account via de ouder. De ouder geeft daarbij toestemming voor wat Xion met de gegevens van het kind doet, en zet zelf aan wat het kind mag, zoals de chat, de boodschappen of de AI-assistent.
Een ouder kan de AI-gesprekken van zijn kind jonger dan 16 teruglezen. Het kind ziet dat in de chat staan.
Op zijn 16e verjaardag krijgt een kind zijn account zelf in beheer. De ouder hoort dat 30 dagen vooraf van ons.
Er is een meldknop "Iets voelt niet goed". Die melding komt bij een mens terecht, niet bij de AI.

15. De Kluis

Je persoonlijke kluis is end-to-end versleuteld met je wachtwoord en je Xion Key. Wij hebben geen sleutel. Daarom: ben je zowel je wachtwoord als je Xion Key kwijt, dan kan niemand je bestanden nog openen, ook wij niet. Bewaar je Herstelkit (de pdf met je Xion Key) op een veilige plek. Ben je alleen je wachtwoord kwijt, dan kun je met je Xion Key weer binnen.

Bestanden van vóór de versleuteling moet je omzetten. Vanaf 11 november 2026 kun je oude bestanden die nog niet zijn omgezet niet meer openen in de app (downloaden en omzetten kan dan nog), en 14 dagen later, op 25 november 2026, verwijderen we ze. We mailen je daar vooraf over. Bestanden in een gedeelde of projectkluis worden op onze server versleuteld en vallen hier niet onder.

16. Het medisch dossier

Het medisch dossier helpt je om gegevens over je gezondheid en die van je gezin bij te houden en in een noodgeval bij de hand te hebben. Het is end-to-end versleuteld. Het is geen medisch advies en vervangt geen arts. Bij spoed bel je 112.

17. De AI-assistent

De AI-assistent (Claude, van Anthropic) helpt je met taken, plannen en teksten. Een AI kan zich vergissen: controleer wat hij zegt voor je erop vertrouwt. Het is geen juridisch, medisch of financieel advies.
Elk plan heeft een aantal AI-berichten per maand. Zie je teller in het AI-venster en in de Hub.
Wat je de AI vraagt, gaat naar Anthropic om een antwoord te maken. Anthropic gebruikt dat niet om zijn modellen te trainen. Details staan in de privacyverklaring.
Voor kinderen jonger dan 16 staat de AI alleen aan als de ouder dat zo instelt, met een aangepaste jeugdstand en zonder zoeken op internet.
Vraag de AI niets wat in strijd is met artikel 5.

18. Recepten

De gedeelde receptenbibliotheek komt uit het Wikibooks Kookboek. Die recepten staan onder de licentie CC BY-SA 4.0; bron en licentie staan bij elk recept.
Haal je een recept van een andere website binnen, dan komt het alleen in je eigen werkruimte, voor je eigen gebruik. Jij bent er verantwoordelijk voor dat dat mag.
Bied je met "Delen met Xion" een recept aan voor de bibliotheek, dan bevestig je dat het je eigen recept is en niet van een website of een boek komt. Je geeft Xion Software dan een kosteloos, niet-exclusief recht voor onbepaalde tijd om het in de bibliotheek te tonen aan alle gebruikers van Xion, en om het daarvoor op te maken en te labelen. We kijken er eerst naar voor het erin komt. Wil je het er later weer uit hebben, mail ons dan; we halen het binnen 30 dagen weg. Wie het al in zijn eigen bibliotheek had opgeslagen, houdt die kopie.

19. Xion Contracten

Met Xion Contracten laat je een document elektronisch ondertekenen. Dat is een gewone elektronische handtekening in de zin van de eIDAS-verordening, geen gekwalificeerde. Voor de meeste afspraken is dat genoeg; voor sommige (zoals de koop van een huis) niet. Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud van het document en voor de keuze of een elektronische handtekening volstaat. Wie ondertekent, gebruikt daarvoor een eigen link; we bewaren het ondertekende document met de gegevens die laten zien wie wanneer tekende.

20. Xion Mailing

Xion Mailing is onze aparte app voor nieuwsbrieven, op mailing.xionsoftware.nl. Je mailt daarmee alleen mensen die je daar toestemming voor gaven of die al klant bij je zijn, elke mail heeft een werkende afmeldlink, en gekochte of verzamelde adreslijsten gebruik je niet. Wie zich afmeldt, mail je niet meer. Mailing Pro zeg je op in de Hub, net als elk ander plan. Verdere regels staan op mailing.xionsoftware.nl/legal.

21. Koppelingen, API en MCP

Je kunt Xion koppelen aan andere diensten: Google (Drive, Docs, Agenda), een agenda via een link, de browserextensie, en AI-apps via MCP. Jij bepaalt welke app toegang krijgt en tot welke onderdelen. Wat een gekoppelde app met je gegevens doet, valt onder de voorwaarden van die app. Een token of koppeling is net zo geheim als een wachtwoord; je trekt hem in onder Hub, Koppelingen. De Kluis en het medisch dossier zijn via een koppeling nooit bereikbaar.

22. Gegevens die je voor anderen bewaart

Zet je als bedrijf of organisatie persoonsgegevens van anderen in Xion, zoals van klanten of collega's, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk en verwerken wij ze voor jou (artikel 28 AVG). Dan spreken we dit met elkaar af:

We verwerken de gegevens alleen om Xion voor je te laten werken, en alleen op jouw instructie. Die instructie is: wat je in Xion doet en instelt.
Wie bij ons met de gegevens werkt, heeft geheimhouding.
We beveiligen de gegevens zoals de privacyverklaring beschrijft (sectie Beveiliging).
We schakelen alleen de subverwerkers in die in de privacyverklaring staan. Komt er een bij, dan laten we je dat vooraf weten en kun je bezwaar maken of opzeggen.
We helpen je als iemand zijn rechten uitoefent (inzage, verwijdering) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voor zover dat van ons afhangt.
Gaat er iets mis met de gegevens (een datalek), dan laten we je dat zonder onnodige vertraging weten, zodat jij op tijd kunt melden.
Stop je, dan kun je alles downloaden, en daarna verwijderen we de gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
Je krijgt van ons de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat dit klopt. Een eigen audit kan, met een redelijke aankondiging en op eigen kosten.

23. Beschikbaarheid

We doen ons best om Xion altijd bereikbaar te houden en maken elke nacht een versleutelde back-up. Een garantie op beschikbaarheid geven we niet. Gepland onderhoud kondigen we zo mogelijk vooraf aan. Is Xion langer dan een dag achter elkaar niet te gebruiken door een fout aan onze kant, mail ons dan: dan rekenen we die tijd met je af.

24. Schorsen en beëindigen door Xion

We mogen een account of werkruimte schorsen of beëindigen als je deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk schendt, als je niet betaalt, als dat nodig is om anderen of Xion te beschermen, of als de wet ons dat verplicht. Waar het kan, waarschuwen we eerst en krijg je de kans het op te lossen. We leggen altijd uit waarom, tenzij de wet dat verbiedt, en je kunt bezwaar maken via info@xion-projecten.nl. Stoppen we zonder dat jij iets fout deed, dan krijg je wat je vooruit betaalde terug, naar rato.

25. Intellectueel eigendom

Xion zelf is van Xion Software: de software en broncode, de vormgeving, de huisstijl, de naam, de logo's, de teksten en de documentatie. Zolang je een account hebt, mag je Xion gebruiken; dat recht is persoonlijk en niet overdraagbaar. Je mag Xion of delen ervan niet kopiëren, namaken of gebruiken voor een eigen product, en niet terugrekenen naar de broncode, behalve voor zover de wet dat toestaat. Jouw inhoud blijft van jou (artikel 6).

26. Aansprakelijkheid

Maken wij een fout waardoor jij schade lijdt, dan vergoeden we die directe schade, tot het bedrag dat je ons in de twaalf maanden voor de schade betaalde, met een minimum van € 100.
Voor indirecte schade, zoals gemiste omzet of gevolgschade, zijn we niet aansprakelijk.
Deze grenzen gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van Xion Software, en niet voor schade door dood of letsel.
Ben je consument, dan gelden deze grenzen alleen voor zover de wet dat toestaat.
Zakelijke gebruikers houden Xion Software vrij van aanspraken van anderen die komen door wat zij zelf in Xion zetten of doen in strijd met deze voorwaarden.
Kunnen we door iets buiten onze macht (zoals een grote storing bij een leverancier) tijdelijk niet leveren, dan hoeven we de schade daarvan niet te vergoeden; duurt het langer dan 30 dagen, dan mag je opzeggen en krijg je terug wat je vooruit betaalde.

27. Wijzigingen

Veranderen we deze voorwaarden, dan mailen we je minstens 30 dagen voordat de wijziging ingaat, met wat er verandert. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen voordat de nieuwe voorwaarden ingaan; een jaarabonnement krijgt dan terug wat je voor de rest van het jaar betaalde. Een kleine verbetering zonder gevolgen voor jou (een typefout, een duidelijker zin) mogen we zonder aankondiging doorvoeren. Elke versie staat in artikel 29.

28. Klachten, recht en rechter

Een klacht stuur je naar info@xion-projecten.nl. We reageren binnen 14 dagen met een oplossing of, als het langer duurt, met wanneer je die krijgt.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Ben je consument in een ander land van de EU, dan houd je de bescherming die de wet van jouw land je geeft. Komen we er samen niet uit, dan kun je als consument naar de rechter van je eigen woonplaats. Voor zakelijke klanten is de rechtbank Midden-Nederland bevoegd.

29. Versies

2.0, 24 september 2026: herschreven. Nieuw: de bedenktijd met de herroepingsknop, jaarabonnement na verlenging maandelijks opzegbaar met geld terug (voor consumenten), rechter van je eigen woonplaats, aansprakelijkheid zonder uitsluiting van opzet en bewuste roekeloosheid, opzeggen bij wijzigingen, verwerkersafspraken, illegale inhoud melden, en artikelen over Family, de Kluis, het medisch dossier, AI, recepten, Contracten, Mailing en koppelingen. Prijzen expliciet inclusief btw.
1.1, 27 juli 2026: artikel over intellectueel eigendom verduidelijkt.
1.0, 29 april 2026: eerste versie.

These are the agreements between you and Xion Software when you use Xion. We wrote them as clearly as we can. If anything here conflicts with the law that protects you as a consumer, that law applies: it always comes first. This is a translation; if it differs from the Dutch text, the Dutch text applies.

1. Who we are

Xion is a platform for projects, teams and families. It is made and offered by Xion Software, a sole proprietorship in the Netherlands.

Name	Xion Software
Registered address	Ranonkellaan 249, 8245 HE Lelystad, the Netherlands
Chamber of Commerce (KvK)	42049375
VAT number	NL005455657B75
Email	info@xion-projecten.nl (we reply within two working days)
Website	xion-projecten.nl

2. What these terms cover

These terms apply to every use of Xion: Xion Work, Xion Family, the Vault, the medical record, the AI assistant, Xion Contracts, Xion Mailing, the browser extension and the integrations. For Xion Mailing, the usage rules at mailing.xionsoftware.nl/legal also apply.

How we handle your personal data is described in the privacy and cookie statement, which is part of these terms.

3. Your account

You need to be 16 or older for your own account. If you are younger, you use Xion through a family account created by your parent or guardian (section 14).
You enter real details and keep your email address up to date. We send emails about your account, your security and your payments there.
Your password and your Xion Key are secret. Use a strong password and turn on two-step verification. If you think someone else can get into your account, email info@xion-projecten.nl straight away.
An account your employer or administrator creates for you (a managed account) is activated by you, and you then accept these terms yourself. Your administrator manages your access to that workspace but cannot see or set your password.
Your account is personal. Don't share it; invite people instead, it costs nothing extra.

4. Workspaces and roles

In Xion you work in workspaces: a business environment or a family. Every workspace has an owner. The owner and the admins decide who may join and what each person may do, and they are responsible for those choices. A plan belongs to a workspace, not to a person: whoever pays for the plan determines what everyone in that workspace can do. The owner can transfer the payment to another member if that member agrees.

Admin actions (suspending someone, changing a role, managing access) are recorded in the workspace's activity log, so everyone with those rights can see what happened.

5. What is and isn't allowed

You use Xion for your work, your studies or your family. You may not use it:

for anything unlawful, such as fraud, threats, discrimination, sharing child sexual abuse material, or infringing someone else's copyright;
to send spam or to email people who did not consent to it;
to harm Xion or other users: no malware, no attempts to get in without permission, no overloading, no working around security;
to scrape Xion automatically or to copy it;
to impersonate someone else, or to resell Xion without an agreement with us.

Security researchers who find a weakness are welcome to tell us at info@xion-projecten.nl. Please test without viewing or changing other people's data.

6. Your content

What you put in Xion (tasks, documents, files, messages, recipes) stays yours or your workspace's. You only give us the right to store it, to show it to the people you give access, and to process it as far as needed to make Xion work. We do not look at your content, except when that is needed to fix a problem you report, when illegal content is reported (section 7), or when the law requires it. The Vault and the medical record are end-to-end encrypted: we cannot read them, even if we wanted to.

If you share something via a link, anyone with that link can access it. You decide whether to do that, and you can always revoke a link.

7. Reporting illegal content

If you see something in Xion that you believe is illegal, for example via a shared link or an invitation, report it to info@xion-projecten.nl with where it is (the link), why you believe it is illegal, and your name and email address. You report a suspicious invitation with the button at the bottom of that invitation. We confirm your report and let you know what we do with it.

If we remove something or suspend an account, we explain to the owner why and how to object, unless the law or an investigation prevents us. This is also our point of contact for regulators and other authorities (Digital Services Act, articles 11, 12, 16 and 17). You can write to us in Dutch or English.

8. Plans and prices

Xion has free plans (Starter for work, Free for families) and paid plans (Pro and Agency for work, Gezin and Familie Plus for families, and Mailing Pro on its own). What each plan does and costs is shown at xion-projecten.nl/betalingen and on the upgrade page. All prices include 21% Dutch VAT. For business customers, the amount excluding VAT is shown on the invoice.

A gift or founder subscription is something we give you; we told you what applies to it when we gave it.

9. Signing up, paying and renewal

You take out a paid plan on the upgrade page. Before you pay, you see the plan, the price including VAT and how it renews, and you tick these terms. You pay through Mollie (iDEAL, credit card and more). The first payment is immediate; after that Mollie charges automatically, using the payment method of your first payment. The invoice is in the Hub under Account.

Monthly subscription. Renews every month. You can cancel at any time; it then runs until the end of the month you already paid for.
Yearly subscription. The first year is the year you chose. After that it renews automatically for a year. If you are a consumer, after that renewal you can cancel at any time with at most one month's notice, and you get back the part you paid in advance for the rest of the year, pro rata by day. If you buy as a business, a year runs until the end of that year: you can cancel at any time, effective at the end of the current year, without a refund.
Consumer or business? If you enter a company name, Chamber of Commerce (KvK) number or VAT number at checkout, you buy as a business. Otherwise you are a consumer.
If a payment fails, Mollie retries a few times and you get an email. You keep your plan for five days after the end date. If it still fails, the workspace moves to the free plan (section 12). Nothing is lost.

10. 14-day cooling-off period

If you take out a paid plan online, you can withdraw within 14 days, without giving a reason. The 14 days start on the day you signed up. This applies to everyone who pays us, including business customers.

How to withdraw:

With the "Withdraw from contract here" button at xion-projecten.nl/herroepen or on your plan card in the Hub. You enter your name, the contract and your email address and click "Confirm withdrawal". You immediately get a confirmation by email, with the date and time.
Or by emailing info@xion-projecten.nl, with or without the model form below.

What you get back. When you sign up, you explicitly ask us to start straight away. If you then withdraw, you only pay for the days you already used Xion and get the rest back. If you withdraw on the same day, you get everything back. We refund within 14 days of your withdrawal, using the same payment method you paid with, and you receive a credit invoice. Your data stays; only the paid features are switched off.

Model withdrawal form
(complete and return this form only if you wish to withdraw from the contract)

To: Xion Software, Ranonkellaan 249, 8245 HE Lelystad, the Netherlands, info@xion-projecten.nl

I/We* hereby give notice that I/We* withdraw from my/our* contract for the provision of the following service:

Ordered on:

Name of consumer(s):

Address of consumer(s):

Signature of consumer(s) (only if this form is notified on paper):

Date:

* Delete as appropriate.

11. Cancelling and deleting your account

To cancel a plan, go to the Hub under Account, My plans. You get a confirmation by email. You keep everything until the end date; if you change your mind, switch it back on in the Hub.
You can download your data at any time in the Hub under Account: one ZIP with readable files.
To delete your account, go to the Hub and confirm with a code sent by email. Your data is then deleted as described in the privacy statement. We keep invoices and withdrawals for seven years, because the law requires it.
If you are the only owner of a workspace with other members, transfer or delete it first, so the other members are not left without an owner.

12. Paying less or stopping

If a workspace moves to a lower or free plan, we delete nothing. Reading, downloading and removing someone's access always remain possible. What you can no longer do is add new things beyond the limits of the new plan, such as more storage or more AI messages. A feature that belongs to a higher plan stays visible, with an explanation of what you need to use it.

13. Price changes

We tell you about a new price by email at least 30 days in advance. It applies from your first billing period after those 30 days; a yearly subscription pays the new price only at its next renewal. If you don't agree, you can cancel free of charge before the new price takes effect.

14. Xion Family and children

A family has a head of the family, who invites the others and is responsible for the children's accounts in the family.
A child under 16 gets an account through a parent. The parent consents to what Xion does with the child's data and decides what the child may use, such as chat, shopping or the AI assistant.
A parent can read back the AI conversations of their child under 16. The child sees a notice about this in the chat.
On their 16th birthday a child takes over their own account. We tell the parent 30 days in advance.
There is a "Something doesn't feel right" button. That report goes to a person, not to the AI.

15. The Vault

Your personal vault is end-to-end encrypted with your password and your Xion Key. We do not hold a key. So: if you lose both your password and your Xion Key, nobody can open your files any more, not even us. Keep your Recovery Kit (the PDF with your Xion Key) somewhere safe. If you only lose your password, your Xion Key gets you back in.

Files from before the encryption must be converted. From 11 November 2026 old files that have not been converted can no longer be opened in the app (downloading and converting still work), and 14 days later, on 25 November 2026, we delete them. We email you about this in advance. Files in a shared or project vault are encrypted on our server and are not affected.

16. The medical record

The medical record helps you keep track of your and your family's health information and have it at hand in an emergency. It is end-to-end encrypted. It is not medical advice and does not replace a doctor. In an emergency, call 112.

17. The AI assistant

The AI assistant (Claude, by Anthropic) helps you with tasks, plans and texts. An AI can be wrong: check what it says before you rely on it. It is not legal, medical or financial advice.
Each plan includes a number of AI messages per month. You see your counter in the AI panel and in the Hub.
What you ask the AI goes to Anthropic to produce an answer. Anthropic does not use it to train its models. Details are in the privacy statement.
For children under 16 the AI is only on if the parent sets it so, with an adjusted youth mode and without web search.
Don't ask the AI for anything that breaks section 5.

18. Recipes

The shared recipe library comes from the Wikibooks Cookbook. Those recipes are licensed under CC BY-SA 4.0; source and licence are shown with each recipe.
If you import a recipe from another website, it only goes into your own workspace, for your own use. You are responsible for making sure that is allowed.
If you offer a recipe for the library with "Delen met Xion", you confirm that it is your own recipe and not taken from a website or a book. You then give Xion Software a free, non-exclusive, perpetual right to show it in the library to all Xion users, and to format and label it for that purpose. We review it before it goes in. If you later want it removed, email us; we remove it within 30 days. Anyone who already saved it in their own library keeps that copy.

19. Xion Contracts

Xion Contracts lets you have a document signed electronically. That is a simple electronic signature under the eIDAS Regulation, not a qualified one. For most agreements that is enough; for some (such as buying a house) it is not. You are responsible for the content of the document and for deciding whether an electronic signature is sufficient. Signers use their own link; we keep the signed document with the data showing who signed when.

20. Xion Mailing

Xion Mailing is our separate newsletter app at mailing.xionsoftware.nl. You only email people who gave you consent or who are already your customers, every email has a working unsubscribe link, and you don't use bought or harvested address lists. Once someone unsubscribes, you stop emailing them. You cancel Mailing Pro in the Hub, like any other plan. Further rules are at mailing.xionsoftware.nl/legal.

21. Integrations, API and MCP

You can connect Xion to other services: Google (Drive, Docs, Calendar), a calendar via a link, the browser extension, and AI apps via MCP. You decide which app gets access and to which parts. What a connected app does with your data is governed by that app's terms. A token or connection is as secret as a password; you revoke it under Hub, Integrations. The Vault and the medical record are never reachable through an integration.

22. Data you keep for others

If you, as a business or organisation, put other people's personal data in Xion, such as that of customers or colleagues, you are responsible for it and we process it on your behalf (Article 28 GDPR). We then agree:

We only process the data to make Xion work for you, and only on your instructions. Those instructions are what you do and set up in Xion.
Anyone at our end who works with the data is bound by confidentiality.
We secure the data as described in the privacy statement (section Security).
We only use the sub-processors listed in the privacy statement. If one is added, we tell you in advance and you can object or cancel.
We help you when someone exercises their rights (access, erasure) and with a data protection impact assessment, as far as it depends on us.
If something goes wrong with the data (a data breach), we tell you without undue delay, so you can report it in time.
When you stop, you can download everything, after which we delete the data, except what we are legally required to keep.
We give you the information you need to show that all this is in place. You may carry out your own audit with reasonable notice and at your own cost.

23. Availability

We do our best to keep Xion available at all times and make an encrypted backup every night. We do not guarantee availability. We announce planned maintenance in advance where possible. If Xion is unusable for more than a day in a row because of a fault on our side, email us and we will compensate you for that time.

24. Suspension and termination by Xion

We may suspend or terminate an account or workspace if you seriously or repeatedly breach these terms, if you don't pay, if that is needed to protect others or Xion, or if the law requires it. Where possible we warn you first and give you the chance to fix it. We always explain why, unless the law forbids it, and you can object via info@xion-projecten.nl. If we stop without you having done anything wrong, you get back what you paid in advance, pro rata.

25. Intellectual property

Xion itself belongs to Xion Software: the software and source code, the design, the house style, the name, the logos, the texts and the documentation. As long as you have an account you may use Xion; that right is personal and not transferable. You may not copy, imitate or use Xion or parts of it for a product of your own, and may not reverse engineer it, except as far as the law allows. Your content remains yours (section 6).

26. Liability

If we make a mistake that causes you damage, we compensate that direct damage, up to the amount you paid us in the twelve months before the damage, with a minimum of € 100.
We are not liable for indirect damage, such as lost revenue or consequential loss.
These limits do not apply if the damage results from intent or deliberate recklessness on the part of Xion Software, nor to damage from death or personal injury.
If you are a consumer, these limits only apply as far as the law allows.
Business users indemnify Xion Software against claims from others arising from what they themselves put in or do in Xion in breach of these terms.
If something beyond our control (such as a major outage at a supplier) temporarily prevents us from delivering, we do not have to compensate the resulting damage; if it lasts longer than 30 days, you may cancel and get back what you paid in advance.

27. Changes

If we change these terms, we email you at least 30 days before the change takes effect, explaining what changes. If you don't agree, you can cancel before the new terms take effect; a yearly subscription then gets back what you paid for the rest of the year. A small improvement with no consequences for you (a typo, a clearer sentence) we may make without notice. Every version is listed in section 29.

28. Complaints, law and courts

Send a complaint to info@xion-projecten.nl. We respond within 14 days with a solution or, if it takes longer, with when you will get one.

Dutch law applies to these terms. If you are a consumer in another EU country, you keep the protection your own country's law gives you. If we can't resolve it together, as a consumer you can go to the court of your own place of residence. For business customers, the Midden-Nederland district court has jurisdiction.

29. Versions

2.0, 24 September 2026: rewritten. New: the cooling-off period with the withdrawal button, yearly subscription cancellable monthly after renewal with a refund (for consumers), the court of your own place of residence, liability without excluding intent and deliberate recklessness, cancelling on changes, processor terms, reporting illegal content, and sections on Family, the Vault, the medical record, AI, recipes, Contracts, Mailing and integrations. Prices explicitly include VAT.
1.1, 27 July 2026: section on intellectual property clarified.
1.0, 29 April 2026: first version.