Je klant laten meekijken in je project, zonder dat hij een account nodig heeft

"Hoe staat het ervoor?" Het is de vraag die elke klant stelt, en meestal op het moment dat jij net lekker bezig bent. Dus schrijf je een statusmail, maak je een paar screenshots, of plan je een belletje van een kwartier. Allemaal tijd die niet in het project zelf gaat.

Waarom een account voor je klant niet werkt

De voor de hand liggende oplossing is je klant gewoon toegang te geven tot je projectbord. In de praktijk loopt dat vaak mis. Je klant moet een account aanmaken en nog een wachtwoord onthouden, dus hij kijkt er nooit. En als hij wel kijkt, ziet hij meer dan je wilt: andere projecten, interne opmerkingen, je hele team.

Wat een klant eigenlijk wil, is in één oogopslag zien waar het staat. Wat jij wilt, is dat hij alleen dat ene project ziet, er niets aan kan veranderen, en dat het vanzelf ophoudt als het project af is.

Zo werkt meekijken in Xion

In Xion nodig je je klant uit als gast. Daarbij kies je drie dingen:

• Welke projecten hij ziet. Alleen die, en minstens één.
• Of hij de bestanden erbij ziet. Handig voor een ontwerp of een oplevering, maar het hoeft niet.
• Hoe lang de link werkt. Een week, een maand, drie maanden, een jaar of zonder einddatum.

Je klant krijgt een mail met één knop. Daarmee kijkt hij mee in je projectbord, zonder account en zonder wachtwoord. Hij ziet welke taken er zijn en in welke kolom ze staan, dus wat er nog moet, wat er loopt en wat af is. Veranderen kan hij niets.

Wat een gast nooit ziet

Hoe je de link ook instelt, een gast komt nooit bij:

• je kluis en andere versleutelde bestanden;
• de chat, de agenda en je teamoverzicht;
• andere projecten in je omgeving;
• de e-mailadressen van je teamleden. Bij een taak ziet hij alleen een voornaam.

Wil je klant toch reageren op taken of meepraten, dan kan hij een gratis account aanmaken via dezelfde uitnodiging. Dan blijft hij gast: hij ziet nog steeds alleen de projecten die jij koos.

Stoppen gaat vanzelf

Op de einddatum die je koos, werkt de link niet meer. Je hoeft er dus niet aan te denken als het project klaar is. Wil je eerder stoppen, bijvoorbeeld omdat de samenwerking afloopt, dan trek je de uitnodiging in en werkt de link meteen niet meer.

Tips voor een bord dat een klant snapt

1. Houd intern werk apart. Een gast ziet alle taken van een gedeeld project. Zet interne zaken, zoals je eigen notities of de planning van je team, in een apart project dat je niet deelt.
2. Maak een kolom "Wacht op jou". Dan ziet je klant meteen wat hij nog moet aanleveren, en hoef je daar niet om te mailen.
3. Schrijf titels voor je klant. "Homepage ontwerp, eerste versie" zegt hem meer dan "HP v1 fix".

Moet je klant ook akkoord geven op een offerte of een ontwerp? Lees dan hoe je een offerte online laat goedkeuren. Hoe Xion met je gegevens en die van je klanten omgaat, staat op veiligheid.