Offerte online laten goedkeuren: zo werkt een akkoord-link

Je hebt de offerte netjes opgesteld, verstuurd, en dan begint het wachten. Een paar dagen later een appje: "ja hoor, is goed!" Fijn, maar wat heb je nu eigenlijk in handen? Een berichtje in een chat die je over drie maanden niet meer terugvindt. Als er later discussie ontstaat over wat er precies was afgesproken, sta je met lege handen.

Waarom "ja per mail" niet genoeg is

Een akkoord moet twee dingen kunnen bewijzen: wie het gaf en wanneer. Een los mailtje of appje doet dat maar half. Je weet niet zeker of de persoon die "ja" typte ook echt bevoegd was, en een datum in een chatgesprek is zo aangepast. Voor kleine klussen valt daar prima mee te leven, maar zodra het om serieuze bedragen gaat, wil je iets steviger staan.

De klassieke oplossing is printen, laten tekenen, inscannen en terugsturen. Dat werkt, maar het is traag en niemand vindt het leuk. De meeste klanten stellen het uit, en jouw project schuift mee op.

Wat een akkoord-link anders doet

Een akkoord-link is simpel: je deelt je offerte als een nette webpagina met een groene knop eronder. Je klant opent de link, leest de offerte, en klikt op "Ik ga akkoord". Geen account nodig, geen software installeren, gewoon een link in de browser. Het verschil met een appje zit in wat er daarna gebeurt:

• E-mailbevestiging als bewijs. Voordat het akkoord telt, vult je klant een code in die naar zijn eigen mailbox gaat. Zo weet je zeker dat het akkoord van dat e-mailadres komt en niet van een willekeurige voorbijganger met de link.
• Naam, datum en tijd worden vastgelegd. Je ziet precies wie op welk moment akkoord gaf, met een eventuele opmerking erbij.
• Je krijgt direct bericht. Zodra iemand akkoord geeft, valt er een mail bij je binnen. Je hoeft dus niet te blijven checken.
• De link verloopt. Je stelt zelf in hoe lang de link geldig is. Daarna werkt hij niet meer, zodat een oude offerte niet per ongeluk maanden later nog rondzwerft.

Zo pak je het aan

Het werkt het prettigst als je de offerte, het akkoord en de bijbehorende taken op één plek houdt. In Xion ziet dat er zo uit:

1. Maak de offerte. Begin met een leeg document of pak het offerte-sjabloon, zodat je alleen nog de bedragen hoeft in te vullen.
2. Deel als link. Zet de akkoord-knop aan en laat e-mailverificatie aanstaan. Kies hoe lang de link geldig blijft, bijvoorbeeld veertien dagen.
3. Stuur de link. Plak hem in een mail aan je klant, of gebruik de verzendknop zodat er automatisch een kopie naar jezelf gaat.
4. Wacht op het sein. Zodra je klant akkoord geeft, krijg je bericht en zie je het akkoord bij het document staan. Nu kun je met een gerust hart beginnen.

Handig voor meer dan alleen offertes

Dezelfde aanpak werkt voor alles waar je een duidelijk "ja" op wilt. Een projectvoorstel dat de opdrachtgever moet goedkeuren, huisregels die een nieuwe medewerker leest, of een ontwerp dat de klant nog even moet bevestigen. Steeds hetzelfde principe: je deelt iets, de ander bevestigt, en je hebt het zwart op wit.

En de kosten?

Aparte tools voor digitaal ondertekenen rekenen al snel een maandbedrag, zelfs als je maar een paar offertes per maand verstuurt. In Xion zit het delen met een akkoord-knop gewoon bij de rest, zonder losse kosten per handtekening. Bekijk de plannen om te zien wat bij je past.

Werk je als zelfstandige? Dan is ons artikel over projectmanagement voor ZZP'ers een logische volgende stap. En wil je weten hoe je bestanden veilig deelt zonder dat het een datalek wordt, lees dan veilig bestanden delen en de AVG.

Hoe het ondertekenen zelf werkt, en het eerlijke antwoord over rechtsgeldigheid, staat op online ondertekenen.